こんにちは、薬屋の凪です。
あなたは、対面や電話などで急なお願いをされた時、そのお願いが断りたい内容だったらどのように返事していますか。断りたいけど、雰囲気が悪くなったり嫌われたりするのが嫌で、ついつい引き受けてしまうこともあるのではないでしょうか。
素直に自分の意見を言えればいいけど、相手との人間関係や立場、その場の雰囲気によって言いづらい場面も多いですよね。私も断ることは苦手で、友人や上司から急なお願いを引き受けて、あとあと後悔することは頻繁にありました…。
今回は、 急なお願いされて断りたいけど断れない、そんな時の対処法 について、私の 経験も含めてお話します。
自分を守る「確認してメール（チャット）で返事します」という最強の盾
まず、結論として、おすすめなのは ｢確認してメール（チャット）で返事します｣と対面や電話でのやり取りを避けること です。
ちまたでは、「優先順位を伝える」とか「〇〇までには取り掛かれる」といった断り方がおすすめされていたりしますが、急にお願いされてそう言った説明ができる人は少ないです。少なくとも私には無理でした。相手は一方的にできるかできないか、来るのか来ないのか、を聞いてくることが多いです。
時間を稼ぐことで生まれる、3つの嬉しいメリット
「確認してメール（チャット）で返事します」と言っておくことのメリットが３つあります。
１.メールを打つ前に自分の気持ちや状況を整理して、冷静に返事を伝えることができる ２.うっかり相手の機嫌を損ねるような言い回しをしてしまったりすることも防げる ３.返事の内容が記録で残る
特に、 ３.返事の内容が記録で残る については、会社内の場合で有効です。上司の急な仕事依頼はメール（チャット）で返事することで、どんな仕事を部下に依頼していたかが記録に残ることになります。上司としてはこれを嫌がる傾向にあるので、返事がメールになるなら他の人に頼む場合も出てきます。返事を送る前に、「やっぱりさっきの話は無しで」とか「他の人に任せることにした」となればラッキーですね。
ゆえに、急にお願いされた場合は、「確認してメール（チャット）します」とだけ伝えて、一旦時間を空けましょう。
返事のタイミング・言い回しを決めておく
メールやチャットでの返事に持ち込めたら、あとは返信するだけ…ですが、ここで注意したいことがあります。それは、返信するまでの間、そのことを覚えていなければいけないこと。そして、返信する時に相手にどう思われるか考えてしまうことです。
これらは、脳に負担がかかる状態です。何かを頭の片隅に置き続けること、相手にどう思われるか考えることは脳にとってかなりエネルギーのかかることです。
脳を疲れさせないための「ワンポイント処方箋」
返信の内容で脳のエネルギーを消費しないために、「返事について考える時間を予約する」こと、 そして「型（テンプレート）を決めておく」こと、の2つをセットにしましょう。
・考える時間を手帳に予約する： 「この返事は15時から5分間で送る！それまでは返事について考えない！」と決めてノートに書いたら、一旦忘れて脳の容量を減らしてあげましょう。
・PCやスマホに断り文句を辞書登録しておく： 「ご依頼ありがとうございます。現在〇〇の案件を優先して進めているため、大変心苦しいのですが今回の着手は難しそうです」といった「角の立たない定型文」をあらかじめ登録し、考えるエネルギーを最初からゼロにしましょう。
その場で「いいですよ」と無理に引き受けて、後から後悔したり、パンクして周囲に迷惑をかけてしまう場合もあるかもしれません。メールやチャットを使って冷静に「今の自分にはできません、調整させてください」と伝える方が、お互いにメリットがあると思います。
直接言うのが苦手なら、メール（チャット）等のツールの力を借りていきましょう。
そして、いざ返事をしたら、相手にどう思われるかは、あなたにはどうすることもできない相手側の 問題です。少しずつでいいので、気に留めすぎないようにしていきましょう。
上手にツールを使って、自分の気持ちや時間を大切にして、一緒に豊かな人生を歩んでいきましょう。
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